التقرير الامني

التقرير الأمني

تعريف التقرير :

مجموعة الكلمات التي من خلالها يتم وصف شيء أو حدث ما ، بحيث نرسم صورة وسناريو تفصيلي في ذهن السامع أو القارئ  للتقرير ، عن الحدث أو الشيء  . فيصبح وكأنه رأى الشيء أو شاهد الحدث .

وتنقل هذه المعلوات بطريقتين ، إما شفويا أو كتابة . وسنقارن بين الوسيلتين في نقل المعلومة من حيث الإيجابيات والسلبيات لكل وسيلة أو اسلوب .

أولاً : الطريقة الشفوية :

أ. الإيجابيات :-

      1.        توفر عامل أمان أثناء النقل .

      2.        توفر سرعة في إيصال المعلومة .

      3.        إمكانية التفصيل أكثر وبسرعة أكبر كون الحديث يكون مع صاحب المعلومة مباشرة .

ب. السلبيات  :-

      1.        ينسى كثير من المعلومات .

      2.        قد تزيد المعلومات أو تنقص أثناء النقل من شخص لآخر .

      3.        يصعب الاحتفاظ بالمعلومة لمدة طويلة .

      4.        يصعب توزيع نفس المعلومات على أكثر من شخص لدراستها واتخاذ قرار فيها.

      5.        يمكن أن تؤثر طريقة الرواية على المعلومة . ( مبالغة ، تهوين وتبسيط ) .

      6.        يكشف العناصر على بعض لصعوبة التعامل بالنقاط الميتة .

      7.        تتوسع دائرة المعرفة بالمعلومة كون الناقل لابد أن يعرف المعلومة ويفهمها كي يستطيع نقلها .

ثانيا: طريقة الكتابة :     

أ. الإيجابيات :-

      1.        أنه يحفظ المعلمات لمدة طويلة .

      2.        يبقى كما كتب بدون زيادة أو نقصان .

      3.        إذا كان هناك خلل في المعلومة فإننا نستطيع تتبع ذلك الخلل .

      4.        نعرف وقت وزمن المعلومة .

      5.        يسهل دراسة المعلومة من قبل أكثر من شخص ووضع خطط بناءً عليها لأن جميع الأشخاص يكون لديهم نفس المعلومة .

      6.        يقلل من انكشاف العناصر على بعض فيمكن تبادل المعلومات بالنقاط الميتة .

      7.        يقلل من انتشار المعلومة كون الناقل ليس شرطاً أن يعرف مضمون الرسالة .

السلبيات :-    

1. إمكانية وقوعه في أيدي الأعداء أثناء نقله . 

2. صعوبة الاستفسار عن بعض النقاط كون الكاتب غير موجود .

3. البطئ نوعا ما : حيث أن الشخص بحاجة لأن يصيغ التقرير على الورقة .

وسنتناول في موضوع التقرير الأمني كيفية التغلب على وجود نقص وعدم  وضوح في التقرير مع بعض القواعد للمحافظة على أمن التقرير وعدم وقوعه في أيدي الأعداء وسنفصل في هذا البند في موضوع أمن الوثائق . وبالنسبة للبطئ في التقرير ، فسوف نتطرق لحل هذه المشكلة في موضوع الاتصالات .

التقرير المكتوب :-

وهو إحدى وسائل نقل المعلومات حيث يتم بواسطته نقل الوقائع عن موضوع معين دون زيادة أو نقصان . ويجب  أن يكون شاملاً ، ويجيب عن ستة أسئلة وتسمى هذه الأسئلة أركان التقرير :-

1- ما هو ؟      2- من هو ؟     3- متى ؟        4- أين ؟        5-كيف؟      6-لماذا ؟ .

بحيث لا يبقى لدى قارئ التقرير أي استفسار عن شيء أو عن شخص أو عن زمان أو تاريخ أو عن مكان أو عن آلية الحدوث أو الدوافع .

الغاية من التقرير :-

 كون التقرير وصف أو شرح لحالة ما فهو يهدف في النهاية إلى توصيل المعلومات عن هذه الحالة من أجل :

أ . المعرفة والمعلومات .

ب. إتخاذ قرار يخص شخص ما أو مجموعة أشخاص بناء على هذا التقرير سواء هذا القرار سلبي  أو إيجابي .

ج. اتخاذ الإجراءات المناسبة سواء للمعالجة أو للتصحيح أو للانتباه أو لتفادي خطر ما .

د. معرفة جوانب الخلل أو الضعف أو القوة .

هـ. تشخيص الحالة .

و. تكوين رأي عن منظمة ما أو جهة ما أو شخص ما .

مواصفات التقرير الأمني :-

أولاً : الترويسه :

1.     ترك خمسة سنتمترات على يمين الهامش للتّعليق أو الدراسة والتبويب ومعرفة الأمور التي بحاجة لمتابعة أو استفسار أو استفاضة في المعلومات .

2.     تسجيل التاريخ الميلادي الكامل لكتابة التقرير وذلك لمعرفة كيفية التعاطي مع التقرير والمعلومات .

3.     كتابة تاريخ التسليم وذلك لمعرفة الثغرات في برنامج الاتصال في التنظيم في حال وجود فارق زمني بين الكتابة والتسليم .

4.     كتابة اسم كاتب التقرير والجهة المرسل إليها وذلك باستخدام من : …..   . إلى: ….. .

5.     كتابة مصدر المعلومات لمتابعتها أو التثبت منها ( في حال كانت الجهة المرسل إليها معنية بذلك ) .

6.     وضع درجة السرعة ( عاجل ، عاجل جداً ، عادي ، …) حسب السرعة المطلوبة  .

7.     وضع درجة السرية على التقرير ( سري ، سري جداً ، للإطلاع فلان فقط ، …) وذلك حسب التصنيف  .

8.     ذكر درجة الموثوقية .

9.      عنوان موضوع التقرير وذلك من أجل فرز المعلومات للجهات المختصة ومن أجل معرفة كيفية التعاطي مع التقرير  .

 

ثانياً : المقدمة الموضوع :-

وهي ليست مهمة لكنها ضرورية لتسهيل العمل الإداري وسرعة الاطلاع على ملخص التقرير .

 

ثالثاً : التفصيل :-

1-   السرد : وهو الجسم الرئيسي للتقرير . وقد يكون عدة فقرات أو قد يقسم إلى مجموعة عناوين حسب الحالة التي يصفها التقرير وقد تكون المادة الرئيسية عبارة عن جدول أو مجموعة جداول ويجب مراعاة الإجابة عن الأسئلة  الستة .

2-   الإثباتات للوقائع والمعلومات .

3-   الخاتمة وهي ملخص عن التقرير يعني الزبدة .

4-    التحليل والملاحظات الشخصية لمقدم التقرير وهي ما يريد كاتب التقرير أن يوصله للجهة المرفوعة     لها التقرير . (وهنا يأتي دور الكاتب ليعبر عن رأيه أو وفهمه واستنتاجاته .. ) . ويمكن أن تكون فقرة واحدة وذلك حسب الموضوع أو أن تقسم إلى نقطتين  (حسب موضوع التقرير ) :

             الأولى : التحليل والاستنتاجات  .

             الثانية : الملاحظات و الاقتراحات و التوصيات .

5-   الملحقات ( خرائط ، أشرطة فيديو أو كاسيت ، دسكات ، صور ، وثائق ، مراجع ، …) .

قواعد لكتابة وتنظيم التقرير :

1-اختيار عنواناً مناسباً : يجب أن يكون العنوان واضح ويبين موضوع التقرير .فالعنوان الواضح يوفر الوقت ويوضح المعلومة ويجذب القارئ ( وكما قال المثل المكتوب يقرأ من عنوانه )  .

2- ذكر النتائج في أول التقرير : وهذا يكون أسلوب من أساليب التشويق ، ويسهل على القارئ معرفة النتائج ، والغاية من التقرير 

3- أن يكتب التقرير بشكل مختصر ومفيد (الخلاصة) : يجب حذف الأمور التي ليس لها ارتباط بالموضوع مباشرة ، وعدم الإسهاب في الكتابة وتجنب التكرار ، وفي حال الاحتياج لتوضيح بعض الموضوعات أو إضافة بعض الملاحظات والتحليلات والتوصيات ، فنضعها في الملحقات .

4-أن يجذب رغبة القارئ : وذلك من خلال :-

أ.  أن يكون العرض جذاباً وذلك باستخدام الأسلوب العلمي ( الموضوعية ، الابتعاد عن إطالة الكلام والوصف المنمق ، وضع الأمور في نقاط واضحة ... الخ ) .

ب. أن يكون خال من الأخطاء اللغوية .
ج. أن تكون الصياغة سليمة وضمن القواعد .

د. تجنب الأخطاء الإملائية في الطباعة والكتابة .
هـ. أن تكون الفقرات متماسكة ومتناسقة بحيث كل فقرة تؤدي إلى الأخرى أو ترتب الفقرات بطريقة منطقية    لا تضيع القارئ .

و.  تشكيل الكلمات التي تحتمل أكثر من معنى .

5- أن يضع الكاتب نفسه مكان القارئ : وذلك لكشف العبارات الغامضة وتوضيحها ، وكشف العبارات الضعيفة وتقويتها ، بحيث تتطابق مع فهم القارئ ، لأن الناس متفاوتون في الفهم .

6-مراعاة ضوابط أمن التقرير :-

أ_حفظ أمن المصدر : أي بقاءه سرياً دون التعرض لاسمه في أي تقرير ، وإنما كتابة رقمه واسمه بالشفرة ، نفعل ذلك عند توجيه التقرير لرئيس قسم الدراسة أو الجهاز الأمني ، أو في حال كان التقرير لجهات أخرى فلا داعي لكتابة رقم المصدر ويكفي أن نقول (مصدر موثوق) ،

-         يجب تغيير أسلوب كتابة التقرير وعباراته ، هذا في حال أن التقرير قد يدل على المصدر .

ب_أن يكتب التقرير في جزئين منفصلين ، حتى إذا ضاع جزء لا يستفيد منه من يجده .

ج - عدم كتابة المصطلحات التي تدل على الهوية والانتماء .

د – مراعاة قواعد مقاومة الأمن الجنائي : ( من بصمات ، خط ، نوعية ورق ، نوع الحبر ، … ) .

هـ- مراعاة قواعد أمن الوثائق : في التخزين والنقل .

شروط كتابة التقرير :-

1- الكتابة بخط وضح ومقروء على الأقل .

2- الشمولية حيث تكتب الصغيرة والكبيرة .

3- الترتيب الزمني للأحداث مع مراعاة التسلسل المنطقي والزمني وترابط الأحداث .

4- ترتيب الفصول والمعلومات حسب الأهمية .

5- التجرد في كتابة التقرير وعدم إدخال المشاعر في الكتابة ووصف الحالة كما هي ..                   6- كتابة التقرير بالسرعة الممكنة وعدم التأجيل.

7- الأمانة (الصدق ، عدم التحامل، إرجاع الأقوال والأفعال إلى أهلها وعدم إخفاء بعض الأمور أو المعلومات ) .

8. الدقة في الوصف (عدم الزيادة أو التنقيص والابتعاد عن المبالغة والبهرجة)

 

توصيات لكتابة التقرير :-

1-يجب البدء بمسودة قبل كتابة التقرير .       2-عدم التردد في ذكر الاستنتاجات .

3-الاستطراد للملاحظات فقط .              4- استخدام نموذج موحد وذلك لتسهيل التعامل .

5- قراءة التقرير ومراجعته قبل تسليمه .       6- الواقعية وعدم المبالغة أو التهوين من شأن المعلومات.

7- الإكثار من الأدلة والبراهين والحجج .      8- ربط الصفحات عن طريق الترقيم والكبس ..        

نموذج للترويسة وشكل التقرير  :

                  

من :  نضال	التاريخ :  11-6 –2000م	درجة السرية : سري للغاية
إلى : محسن	تاريخ التسليم :  28-6-2000م	درجة الأهمية : مهم جداً
الرقم : 122	مصدر المعلومات : منير الجاحظ	درجة السرعة : عاجل
الموضوع :  معلومات عن العميل فلان الفلاني		درجة الموثوقية : أكيدة

         المقدمة :

- ---------------------------------------------------

         التفاصيل :-

1.     الجرائم التي قام بها العميل : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- .

2.     كيف تم اكتشاف العميل : --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

3.     كيف تم التحقيق معه : -------------------------------------------------------------------------------------------------------

4.      كيف تم سقوط العميل : ---------------------------------------------------------------------------------------------

5.     نشأة العميل  : -----------------------------------------------------------------------

         التحليل :-

1.     ------------------------------- .

2.     --------------------- .

التوصيات :-

1.     ---------------- .

2.     ------------------ .

ملاحظة : - ----------------------------------------- .

فهرس للأماكن والشخصيات التي ذكرت :-

1.     محمد محسن : هو ----------- .

2.     نائل جواد :  هو ------------------------- .

3.     منطقة كذا : ---------------------- .

4.     سيارة (أ) : -------------------------- .

ملحقات ومرفقات التقرير :-

أ‌.        ------------- .

ب‌.   ------------- .

œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ œ